很多企业准备起诉时最先想到找盖章合同，觉得有合同就稳，实际上司法实践中，仅有合同很难直接证明交易真实发生——尤其是签年度框架合同的情况，合同只约定合作规则、定价标准，没有对应每笔交易的具体数量、交货时间，根本没法直接指向诉争货款。如果合同上是对方业务人员签字而非法人代表签字，还要提前补证该人员的授权资格：比如过往同类型交易中该员工代表对方签文件、对方按约付款的记录，或对方为该员工缴社保、公示任职的公开信息，避免开庭时对方以“签字人无授权、早已离职”为由否认合同效力。如果双方没签书面合同，就要整理好订货、定价的正式沟通记录（优先企业微信、钉钉工作群记录，私人微信闲聊证明力较弱），搭配过往同类交易的付款、交货凭证，佐证事实合同关系存在。
证明己方按约交货是货款追索的核心举证责任，很多企业拿内部出库单、无签收记录的物流电子面单当证据，这类没有对方确认的内部单据，法院基本不会采纳。核查交付证据时，要对应合同约定的交货地点、签收规则：如果合同明确指定了签收人，就要核对送货单签字是否为该人员；如果合同没约定签收人，就要确认签字人是不是对方有收货权限的员工，比如仓库管理员、项目对接人——最常见的疏漏是送货到工地、工厂时由临时务工人员签收，开庭时对方直接否认认识签收人，导致交付事实无法认定。碰到这种情况，诉前可以通过双方正式工作群@对方采购或项目负责人，发送对应批次的送货明细、数量，询问是否清点无误，只要对方作出确认回复，哪怕实际签收人是临时人员，也能补全交付证据链。如果是物流送货，一定要找物流公司索取加盖公章的签收底单，不要只用自行打印的快递面单截图。
不少企业起诉时直接附财务自制的应收账款明细账，列明对方欠付金额，这类单方制作的账册没有对方确认，不具备证明效力。证明欠款金额最有效的证据是双方盖章的对账单，没有正式对账单的，就要找对方明确认可欠款金额的沟通记录——注意认可必须明确指向具体金额，比如你发对账单写“截至2024年6月你司尚欠货款42.6万元，请核对”，对方回复“近期资金紧，3个月内付”，就算有效认可；如果对方只回“我让财务核对下”，就不算确认，需要跟进到对方明确回应金额无异议。没有沟通确认的，要整理全部交货凭证、对方已付款流水，逐笔扣减算出未付金额；如果已经给对方开了对应金额的增值税专用发票，可以提前调取对方认证抵扣的记录，搭配交付凭证佐证交易金额，要注意单独的增值税发票不能直接证明欠付货款，毕竟实践中普遍存在先开票后付款的交易习惯。
货款纠纷的诉讼时效是3年，从合同约定的付款期限届满次日起算，很多企业催款时只打电话、发私人消息，没留有效证据，开庭时对方一旦提出时效抗辩，企业方很可能丧失胜诉权。诉前要逐笔核对各笔欠款的到期时间，确认3年内有没有时效中断的有效证据：比如载有明确催款金额的催款函EMS签收记录（快递面单要明确标注“催付XX合同项下XX元货款”，不要只笼统写“文件”）、对方出具的书面还款计划、对方在正式沟通渠道承诺付款的记录。要避开两个常见误区：一是用未实名认证的私人微信发催款消息，没法证明账号使用人是对方有权对接人，这类记录无法作为时效中断依据；二是催款函只寄到对方工商注册地址，若对方已实际搬迁导致快递被退回，不算有效送达，最好同步将催款通知发到合同约定的联系邮箱、共同工作群，留存好发送记录和截图。
诉前还要通过公开工商系统核对对方当前主体信息，确认合同盖章主体是不是具备独立诉讼资格——很多企业签合同时盖的是对方项目部、业务部的部门章，或是分公司的章，这类情况要提前把设立该部门、分公司的总公司列为共同被告，避免因主体不适格被驳回起诉。如果交易中存在对方用股东、实际控制人私人账户付货款的情况，要留存对应银行流水，若后续发现对方公司存在财产混同、转移资产的情况，可以在诉讼中申请追加对应责任人员为被告，提高回款概率。不要仅凭印象中的公司名称起诉，工商登记名称差一个字、漏了区域前缀，都可能需要重新走立案程序，耽误时间。